职场新人众多工作要处理手足无措咋办?“多线程工作法”来救急

  朋友小赵刚换了一份新工作,正处于实习期,前几天和我聊天,抱怨对新工作的不满,她说这份工作实在太难了,现在的工作内容本来就不是自己所熟悉的,效率低,又因为办公室就只有一个实习生,又把大多数不属于自己的工作交给自己。

  每天上班时,正准备集中精力完成自己的工作,刚进入状态,就被这个领导喊过去帮忙,那个领导喊过去买东西,最后自己的工作也没完成,每天加班,都快扛不住了。

  职场新人面临众多工作时,因为工作经验有限,不知道该如何同时处理多种工作,这个工作做一点,那个工作做一点,最后到截止日期了,哪项工作都没完成,面对这种情况,你需要学会“多线程工作法”。

  因为在任何瞬间,人只能有一个“注意焦点”,有时你误以为同时关注了两个东西,其实是发生了注意转移的结果,即由交点A转移到焦点B,并不是同时并行的。

  比如,有多年开车经验的老司机,他可以边开车边听歌,顺便和旁边的顾客聊得热火朝天,但是新司机在开车时,身体紧绷,注意力全部放在路况上,你和他说话时,他完全听不进去,有时会制止你继续交流,害怕分散注意力。

  但在职场中的“多线程”并不是指这种很短时间的“多线程”,而是指在一个“时期”内可以同时担负几种不同的工作,不同工作之间可以自由切换,完成不同的工作任务。

  比如,你全权负责公司一项大型的项目展销会,有一个月的准备时间,在这一个月里,你需要安排好客户接洽,选取场地,会场布置,广告宣传等多种工作。

  我们处于快速发展的时代,大块的时间被分割成众多碎片化时间,而“多线程工作法”可以将碎片化时间有效整合利用,减少时间消耗,从而提高工作效率。

  比如,你新设计了一款海报,这个海报需要老板定稿,当你把这个海报交给老板之后,老板可能不能及时给予你回复,如果在这时你什么也不干,等着老板回复之后再进行修改,那就浪费了很多时间。

  如果你在这个时间段去从事其他的工作,当老板给予你回复后,再去修改海报内容,这样工作效率就会大幅度的提高。

  与其他同事相比,工作效率得以显著提高,多项工作可以又快又好及时完成,给职场竞争提供一大助力。

  “多线程工作法”同时也会锻炼自己多种项目重组能力,迅速区分各类工作的性质,这在一定程度上会提高自身综合能力,节约时间,当出现突发事件时,可以有弹性时间优先处理紧急事件。

  心理学家发现,当从任务A转换到任务B后,执行任务B的绩效要明显比非任务转换条件下执行B的绩效差,这个差异就称之为“转换损耗”。

  转换损耗产生的原因,一是因为我们已经习惯了任务A的处理方式,这个惯性会对完成任务B造成干扰。二是因为在开启任务B时,需要重新回忆与任务不相关的信息,这个回忆也需要时间。

  比如,你正在埋头核对顾客资料,这时老板对你做的海报,提出了修改意见,需要你抓紧时间修改,等你放下手中的顾客资料去修改海报时,需要从原先的情景中脱离出来,重新打开海报,回忆当时设计海报的情形,并且思考老板提出的意见。

  如果当海报设计结束时,老板立即给你提出了修改意见,让你直接修改,相比于前者,后者效率更高,损耗更低。

  在采铜在《精进:如何成为一个很厉害的人》中提出“三明治模型”,合理把握任务之间的切换点,降低损失率。

  “三明治模型”要求对需要完成的任务进行分析区分,如上图所示,将事情分为三种类型,分别为,认知复杂度最高,这一部分需要集中精力思考,认知复杂度较高和认知复杂度较低,这两部分是属于支持核心思考的部分。

  接到一个任务,我们首先要做的就是集中精力完成核心思考,这时一个任务就被我们完成了主要部分,剩下的都是一些边边角角。

  比如,当我写一篇文章时,我会首先确定文章的主题,并根据主题勾勒出文章大致框架,然后再进行填充素材,最后检查修改并予以配图。

  确定文章主题,勾勒文章大致框架,是属于核心思考层,在核心思考成如果有其他的工作,我会先将其他工作放在一边,先完成核心思考,当完成核心思考后,这篇文章就已大致成形,可以暂时先放一边去从事其他的工作,等到再有空余时间时再去填充素材,做后续工作。

  这样写文章这项工作没有被耽误,同时应不影响其他工作的进行,当我再次写文章时,可以快速进入状态,实现“多线,区分认知类型,进行同质性工作

  认知类型是指我们头脑加工信息的不同方式。比如我们处理语言文字,处理视觉图片,进行数据计算,判断空间位置,方向等,这都属于不同的认知类型。

  比如,你正在写一篇会议总结,有同事让你帮他检查一下工资核算是否错误,这时你就需要从而处理语言文字的状态转移到数据计算,在这个转换期间会出现不同程度的损耗。

  所以,想要实现“多线程工作”就需要从不同任务中挑出相同的认知类型,在这一段时期内只进行同质性的工作。

  比如,昨天我发布了两篇文章,都是先将文章内容写好,修改完毕,完成文字性的工作,最后再选择图片,进行两个文章的排版。

  在手头面临着多项任务时可以建立项目进度表,如下图所示,左侧是需要负责的项目,上面是需要完成的时间,并且在截止日期进行标注。

  建立项目进度表可以从全局上把控自己手中的工作,防止有所遗漏,每天查看进度表,可以明确的知道今天需要完成哪些工作,哪些工作没有按时完成,从而可以在多项任务之间自由切换,实现“多线程工作”。

  我由门店销售人员升职为市场宣传部主任时,对于市场宣传工作是不太熟悉的,当时很多工作都被分配到市场宣传部,比如公司举办的大型销售展,孕产妇讲座,妈妈班,亲子生日会等。

  刚开始工作了半年,觉得每天都有很多工作需要完成,有时举行某一个活动时,常常因为忘记完成了某一项工作,而导致整个活动的失败。

  后来参加了一次管理者培训会议,当时的老师就教给我们学会建立项目进度表,自从学会这项技能之后,再次组织大型活动,就很少出差错了。

  建立项目进度表时,需要花费一定的时间,全面地想清楚自己所有的任务,如果在执行过程中有新的任务需要及时添加,如果有的任务已经完成,需要及时清除。

  当把自己手中所有的工作任务,用一张表格表示出来,再次面对琐碎众多的工作,就不会有那么大的压力,因为你清楚地知道自己一共就这些任务,每天按照进度完成就可以了。

  “多线程工作法”不仅仅只是学会这些理论内容就可以了,同时需要进行大量的实践与磨合。在前期可能会因为工作不熟练,手头可能只能同时处理两件事情,在经过一段时间的实践后,可能在同一时期内处理多件事情,这时你也就从职场新人转化为职场精英了。